アクセスランキング 議事録は誰が書くのか?新人か、マネージャーか? - 30代おっさん。アーリーリタイアへの挑戦

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議事録は誰が書くのか?新人か、マネージャーか?

   

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労働者の皆様

こんにちは。労働嫌いのリェータです。週5日、労働することで人生を無駄遣いをしていると実感しております。まったく、私の労働させるなんて、人の人生を何だと思っているのだ?今日は議事録について書いていく。

 

新人が書く

 

議事録に書くことと言ったら、上司が好き勝手に話したことを新人が書いてまとめる。でしょうかね。ざっくりまとめると。後日、議事録をまとめ、会議参加者へメールをして、OKだすという流れです。日本人だけのなのかは不明だが、この方法だと会議の内容をまとめた後に、また会議をやっており、そのうえで内容をチェックするという意味不明な事をやっていますね。そして議事録を下っ端、あるいは新人に作らせるという意味不明な事をしている会社が多いのではないでしょうか?

これって時間が無駄じゃないのか?といつも思っています。

 

一番上の人が議事録を書く

 

それとは対照的に、プログラマー時代にドナドナされた先のプロジェクトで、出会った中国人のマネージャーと会議をした時の事を思い出すと、この日本式の議事録とは差がありましたね。ドナドナされた3日目のミーティングに呼ばれたとき、議事録を書きましょうか?と中国人のマネージャーに提案したときの会話はまだ覚えています。*中国人マネージャーと仮にAさんとします。

私:Aさん、私が議事録を取りますか?

A:私が取りますよ。この案件の事は一番理解してますから。

私はこの返事には????でしたよ。日本の会社で働いている人だと。議事録は一番下っ端(新人)が議事録を書くのが普通なのではないでしょうか?その人が議事録を書き、後日、参加者へメールをして、上長からOKをもらうという流れではないのか?

会議後、このAさんから議事録が送られてきて、「間違い、記載漏れがあれば教えてください」というメールがきましたね。日本人の上司だと「書いたことをやれ」でしょうからね。

 

ドナドナされて2か月ぐらい経ってから、休憩室で中国人マネージャーと話したことがありますね。

私:議事録をなぜマネージャーが書くのですか?

A:この案件の事を一番理解している人が議事録を取ることが当たり前です。案件の内容、詳細、背景を把握していない新人に、議事録を書かせるのはあり得ない。書かせても曖昧で用語を理解していない、どうして、この作業をやるのか?という背景が不明な議事録が出てきます。前にリェータさんが言っていた。新人に書かせて、上司が内容のチェックをしていたら、会議後に会議をしてますよね?

私:そうですね。これは、中国人の仕事の進め方なのですが?日本の会社だと新人が議事録を書きますよ。

A:中国のやり方か分からないけど、一番仕事について理解している人が、案件を完成させるためにも、誰が、何をやるのかを、纏めた方が効率的ですよ。

新人が議事録を取るのは、この中国人には理解不能なことだそうです。今、振り返ると、議事録を一番上の人が書くことで、トップの決定事項なので、決定事項については、間違う事はない、中間管理職も指摘はしてこないので、誰の時間も無駄にしませんよね?一番、案件について理解している人が議事録を書く、役職ではなくて、一番把握している人が書く。合理的な方法ではないでしょうか?その議事録をメンバーにも確認をする。

「抜け、漏れはありますか?」と聞いてくれるのはありがたいですよね?当然発言のし易い雰囲気にも作れますしね。この中国人の方法は「なるほど」と思いましたね。

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